Księgowy – zawód zaufania publicznego. Jak wybrać biuro rachunkowe?

Usługi księgowe, z uwagi na swój charakter, mają znaczenie w skali mikro oraz makroekonomicznym. Za pomocą rachunkowości dokonuje się analiz, na podstawie których można racjonalnie zarządzać i kontrolować firmą oraz podejmować decyzje związane z rozwojem każdego przedsiębiorstwa. Decyzje podejmowane na poziomie pojedynczego podmiotu wpływają w skali makro na gospodarkę kraju, w którym funkcjonują. Księgowi i finansiści są nierozerwalnie złączeni z działalnością gospodarczą i społeczną, dlatego ich profesja należy do zawodu zaufania publicznego. Jakość ich pracy wpływa na decyzje różnych grup odbiorców sprawozdań finansowych. Inwestorzy ponoszą ryzyko związane z inwestycjami kapitałowymi, w konsekwencji kształtując rynek kapitałowy. W celu oceny efektywności działań jednostki oraz podjęcia odpowiednich dla nich decyzji zainteresowani są danymi, które dotyczą rentowności i zabezpieczeń lokat kapitałowych. Banki i wierzyciele podejmują ryzyko związane z udzielaniem pożyczek i kredytów kupieckich. Poszukują więc informacji dotyczących zdolności do spłaty długu i jego obsługi. Dane statystyczne przekazywane do GUS, charakteryzujące całą gospodarkę są przedmiotem zainteresowania m.in. agend rządowych poszukujących informacji związanych z należnościami podatkowymi. Kontrahenci firmy poszukują informacji, które poświadczą wiarygodności zawieranych kontraktów. Lokalne samorządy korzystają z danych finansowych, w kontekście wpływu na rozwój regionu i ochrony środowiska.

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest prostym zadaniem. Firmy prześcigają się w zdobyciu Klienta, kusząc tanimi cenami.

Jak wybrać właściwe biuro rachunkowe?

Przedsiębiorcy często zadają pytania: Jak długo biuro funkcjonuje na rynku? Ilu ma Klientów? Ile osób jest zatrudnionych w biurze rachunkowym? Odpowiedzi na te pytania, intuicyjnie można scharakteryzować jako zaletę lub wadę biura rachunkowego. Niemniej jednak, staż prowadzonej działalności nie zawsze świadczy o doświadczeniu i wiedzy osób w nim zatrudnionych. Przed dokonaniem wyboru biura rachunkowego, warto zdefiniować oczekiwania dotyczące współpracy. Determinantem może być: czas pracy biura, reprezentacja przedsiębiorcy przed organami Skarbowymi i ZUS, obsługa kadrowa, odbiór dokumentów przez biuro w siedzibie przedsiębiorcy, możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, stały dostęp do dokumentów, sprawozdań, zestawień. Oczekiwania wobec obowiązków biura mogą ograniczyć się tylko do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustalenia wyniku finansowego oraz zobowiązań podatkowych lub zapewnić wartość dodaną, wspomagając przedsiębiorcę w realizacji celów, optymalizacji poziomu kosztów, doborze narzędzi zwiększających rentowność i efektywność działania. Decydując się na powierzenie ksiąg rachunkowych firmie outsourcingowej należy zwrócić uwagę na kilka kwestii:
  1. Kompetencje zawodowe osób przydzielonych do obsługi firmy – ich wiedza, doświadczenie, ciągłe doskonalenie zawodowe, komunikatywność.
  2. Wysoką jakość pracy, przejawiającą się m.in. w sprawności działania, terminowości, fachowości.
  3. Niezależność zawodową,pozwalającą księgowemu na wyrażenie wiarygodnych i obiektywnych opinii. Gwarancją zachowania niezależności zawodowej jest wybór biura rachunkowego, które nie będzie związane podległością pracowniczą, koneksjami rodzinnymi, czy innymi emocjonalnymi związkami z Klientem.
  4. Odpowiedzialność za przygotowane i prezentowane informacje z zakresu rachunkowości. Bezpieczeństwo prawne gwarantowane jest polisą ubezpieczeniową OC.
  5. Właściwe postępowanie w relacjach z osobami, jednostkami i instytucjami powiązanymi z nią zawodowo, np. w formie bezpośredniego udziału, kontaktu pracownika biura rachunkowego w zebraniach zarządu w celu przedstawienia i zinterpretowania wyników finansowych lub współpracy z dyrektorem finansowym firmy.
  6. Zachowanie tajemnicy zawodowej.
  7. Zakres usług rachunkowych oferowanych za proponowaną cenę. Drastyczne obniżanie cen rynkowych wymusza znaczne ograniczenie świadczonych przez biura usług księgowych w celu zachowania ich rentowności. W związku z tym, nie zawsze niska cena zagwarantuje przedsiębiorcy odpowiednie zaangażowanie biura w bieżące sprawy firmy.

Powyższe zagadnienia mają swoje odzwierciedlenie w Kodeksie Zawodowej Etyki w Rachunkowości, który jest zestawieniem zasad oraz wartości etyczno-moralnych i profesjonalnych, jakie powinny cechować osoby zawodowo zajmujące się rachunkowością, oraz opisem postaw i zachowań jakich oczekuje się od osób wykonujących zawody zaufania publicznego. Kodeks ma na celu zapewnić odbiorców informacji rachunkowych, że praca księgowego jest wykonywana w sposób PRO – profesjonalny, rzetelny i odpowiedzialny. Księgowi powinni w sposób rzetelny i jasny przedstawić obraz jednostki, której księgi rachunkowe prowadzą, za pomocą analitycznego wykorzystania standardów rachunkowości oraz zasad dobrej praktyki.

Podsumowując, przy wyborze biura rachunkowego ważne są indywidualne oczekiwania przedsiębiorcy stawiane wobec firmy księgowej. Czy możliwe jest obiektywne dokonanie wyboru biura zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorcy? Pomocne mogą być tutaj zaprezentowane treści Kodeksu Zawodowej Etyki w Rachunkowości, chociaż nie zawsze możliwa jest ich weryfikacja przed rozpoczęciem współpracy. Klienci biur rachunkowych często skarżą się, że biura nie spełniają ich wymagań, lecz z różnych przyczyn nie decydują się na zmianę firmy, płacąc za usługi, które nie do końca ich zadowalają. Nie trzeba godzić się na standardy wyznaczane przez biura rachunkowe. Należy negocjować warunki umów i określać ich zakres zgodnie z potrzebami i wymaganiami firmy. Deregulacja zawodu księgowego przyczyniła się do zwiększonej podaży usług rachunkowych na rynku, dlatego należy poszukiwać nie tylko konkurencji cenowej, ale przede wszystkim konkurencji w jakości świadczonych usług.

Wiktoria Worzała

Andrzej Worzała

Księgowy – zawód zaufania publicznego. Jak wybrać biuro rachunkowe?